Mir ging das vor Jahren schon so. Und trotz zweier ausgezeichneter Mitarbeiterinnen, denen man diesen ganzen Kram ja, meist heruntergenuschelt, weil ja eigentlich längst bekannt, diktieren könnte, fragt es sich, ob man deren wertvolle Ressourcen nicht lieber schont und zu technischen Hilfsmitteln greifen sollte.

Nun stellt fast jede mir bekannte Anwaltssoftware mehr oder weniger gute Textbaustein-Verwaltungsmöglichkeiten bereit. Die von mir genutzte Software Lawfirm nutzt sogar ein unglaublich ausgeklügeltes System seit Jahren, bei dem mit Hilfe von Codes (##Mder#) automatisch konjugiert und dekliniert werden kann. Ich muss gestehen, dass ich es irgendwann aufgegeben habe, meine Textmuster mit Hilfe dieser kryptischen Codes umzustellen. Immer wieder tauchten Fehler in der Umsetzung auf, die nichts mit der Software, sondern eher mit mir zu tun hatten (wieder eine Raute vergessen). Außerdem kann etwa mit Hilfe von Lawfirm ausschließlich ein gesamtes Dokument als “Schriftsatzmuster” verwendet werden, für individuelle Einfügungen eines Satzes hie, eines weiteren Absatzes da ist die Software nicht ausgelegt. Also musste etwas Einfacheres her.

Und so nutze ich selbst – mit immer weiter steigender Tendenz – in meiner Kanzlei sehr gerne das Utility PhraseExpress der Bartels Media GmbH.

Die Macher von PhraseExpress sagen selbst über Ihr Programm:

PhraseExpress erspart die Eingabe häufig benötigter Textvorlagen und stellt die Office Autotext-Funktion in allen Programmen zur Verfügung:

• Textbausteine verwalten und in allen Windowsprogrammen nutzen
• Zentrale Textbausteinverwaltung im Netzwerk
• Abkürzungen mit Autotext erweitern
• Tippfehler in allen Programmen korrigieren

Und das stimmt: PhraseExpress korrigiert nicht nur Tippfehler und ist zur Gestaltung von eMail-Signaturen (mit eingebundenem Logo, Unterschrift u.v.a.m.) in der Lage, sondern erstellt im Nu fertige eMails mit vorgefertigtem Betreff, Anrede, auf Wunsch Mustertext und Signatur. Aber das ist noch recht banal, gemessen an den vorhandenen Möglichkeiten.
Denn PhraseExpress kann wesentlich mehr: Textbausteine werden komplett organisiert, lassen sich durch Kürzel aufrufen, erscheinen – im Sinne einer automatischen Vervollständigung – zur Auswahl, wenn man begonnen hat, einen typischen Satz zu tippen. Daten bzw. Dokumente können mittels Drag & Drop hinzugefügt werden und auch ganze Formular-Muster-CD’s, gerade im juristischen Bereich, können problemlos komplett eingebunden und auf Wunsch angepasst werden.

Unschlagbar, wenn man auch einige Übung braucht, ist die Makro-Funktionalität, mit deren Hilfe etwa ein einmal in ein Dokument eingegebener Text automatisiert auch an weiteren Stellen des Dokuments eingefügt werden kann, z.B. bei einer Kündigungsschutzklage das mehrfach auftauchende Kündigungsdatum, das Zugangsdatum, die Tätigkeit des Mandanten usw.

Das Anwendungsgebiet im Anwaltsalltag (und in dem der Sekretärin) ist immens – die Zeitersparnis ebenso:

• immer wiederkehrende Eingaben werden mit eingängigen Kürzeln automatisiert, z.B. “sgh” für “Sehr geehrter Herr”, “sgf” (“Sehr geehrte Frau”), aber auch “#wf” für Widerspruchsführer, “#rek” für “Rhein-Erft-Kreis” (Tippen Sie das mal!) usw.
• diverse Übersendungsschreiben, Klagen, Mustertexte (wie Sachstandsanfrage etc)
• Vollmachten, Belehrungen, Mandatsbedingungen,
• Vergütungsvereinbarungen (mit Auswahlmöglichkeit per Dropdown-Menü, ob’s denn heute mal die Pauschale oder der Stundensatz sein soll etc.)
• und vieles andere mehr

Was derzeit nur mit einem “Workaround” realisierbar ist, ist folgendes Anwendungsszenario:

Ich nutze PhraseExpress sowohl zu Hause als auch in der Kanzlei. Die Netzwerklizenz, mit deren Hilfe alle Netzwerknutzer auf die gleichen Phraseexpress-Daten zugreifen, funktioniert nur im Netzwerk, das heißt in meinem Anwendungsbeispiel entweder zu Hause oder in der Kanzlei.
Wie erreicht man dann aber, dass zu Hause hinzugefügte oder modifizierten Textbausteine am nächsten Morgen aktualisiert in der Kanzlei zur Verfügung stehen?
Phraseexpress könnte auf USB-Stick installiert werden … – “megaout”, wie mein Sohn sagen würde.

Also “von hinten durch die Brust in’s Auge” – die Dropbox hilft auch hier weiter: Die Phraseexpress-Datenbank wird einfach in der Dropbox in einem gesonderten Ordner gespeichert. Dieser ist ja zunächst einmal “lokal” und synchronisiert sich, via Cloud, auf andere Rechner, auf denen Dropbox installiert ist. Auf diesem zweiten PC wählt man dann einfach die Datenbank im Dropbox-Ordner aus und schon ist man “synchron”.
Aber Vorsicht! Wenn die Datenbank auf diese Weise genutzt wird, kann es passieren, dass Sie “Datensalat” bekommen, denn auf diese Art der Synchronisation ist die Datenbank nicht ausgelegt. Es empfiehlt sich daher dringend, am einen Rechner Phraseexpress zu beenden, bevor man es an dem anderen Rechner startet. Der Hersteller hat zwar angekündigt, dass für derartige Anwendungsfälle demnächst eine schicke Lösung kommen werde, bis dahin kann man sich aber mit ein wenig Vorsicht auch so behelfen.

Und wie kommt das Sekretariat in den Genuss der aktualisierten Phraseexpress-Datenbank, nachdem man zu Hause mal wieder das Wochenende mit dem Aktualisieren der Textbausteine verbracht hat?
Na, fast genauso: Verpassen Sie Ihrer Sekretärin eine eigene Dropbox, “sharen” Sie sich einen Dropbox-Ordner mit ihr, z.B. Ordner “PEX Sek”. Der Inhalt dieses Ordners steht dann Ihnen und Ihrer Sekretärin zur Verfügung, ohne dass diese Ihre sonstigen Dropbox-Inhalte sehen könnte. Wenn die PhraseExpress-Datenbank in Ihrer Dropbox im Verzeichnis “PEX8″ liegt, dann nutzen Sie ein Tool zum automatischen Kopieren von Dateien, etwa Goodsync, und lassen Sie die “Hauptdatenbank” von PE aus dem Dropboxordner “PEX8″ einmal am Tag, z.B. beim PC-Start, in den Ordner “PEX Sek” kopieren. Ist Phraseexpress auf dem Sekretariatsordner so eingerichtet, dass die Datenbank aus “PEX Sek” verwendet wird, hat das Sekretariat immer die aktuelle Version zur Verfügung, ohne dass es einen Zugriffskonflikt gibt.

Aus meinem anwaltlichen Alltag ist PhraseExpress jedenfalls nicht mehr wegzudenken und gehört zu meinen Top-5-Anwalts-Tools.

Näheres über die diversen Anwendungsgebiete und Einsatzmöglichkeiten (auch mit Beispielvideos) auf der Homepage von PhraseExpress www.phraseexpress.com

Für die Privatanwendung ist die Software – mit eingeschränkter Funktionalität – kostenlos, die Professional-Ausführung der aktuellen Version 8, die ich nutze, kostet (als Einzelplatz-/Netzwerklizenz) 99,95 Euro, die sich schnell bezahlt machen.

Hierfür bietet das Tool BoxCryptor der deutschen Acomba UG Hilfe an:
Boxcryptor verschlüsselt Daten nach dem AES-256 Standard (sollte daher nach menschlichem Ermessen “sicher” sein) und offeriert dabei plattformunabhängige Unterstützung. So sind etwa Apps auch für iOS und Android verfügbar, der Zugriff über MacOS derzeit mit einem Workaround realisierbar. Die Software ist in drei Varianten erhältlich, als kostenlose Freeware mit einem Verschlüsselungsvolumen von bis zu 2GB, als Unlimited Personal oder Business Version zu 29,99 Euro bzw. 69,99 Euro.
Für den hier beschriebenen Anwendungszweck ist die Multi-Plattform-Unterstützung aber nicht erforderlich, werkelt Lawfirm doch in einer Windows-Umgebung.

Wie funktioniert nun die Verschlüsselung beim Export von Lawfirm-Daten?

Zunächst wird BoxCryptor am Lawfirm-Arbeitsplatzrechner installiert. Das geschieht in weniger als 2 Minuten. BoxCryptor erkennt automatisch, dass eine Dropbox auf dem Rechner installiert ist und fragt, ob ein Verzeichnis namens BoxCryptor, das auch umbenannt werden kann, erstellt werden soll. Dieses Verzeichnis erstellt man in seiner Dropbox. Sodann wird diesem Verzeichnis ein Laufwerksbuchstabe zugewiesen (“gemounted”), etwa Laufwerk Y. Und fertig ist’s. In der Symbolleiste bettet sich ein kleines Icon ein, mit dessen Hilfe das – nun verschlüsselte – Laufwerk Y: aufgerufen wird.

Der Export der Lawfirm-E-Akten erfolgt wie gewohnt. Aber ACHTUNG! Wählen Sie nicht den realen Pfad, also etwa C:/dropbox/Boxcryptor – dann werden die exportierten Daten nicht verschlüsselt! Wählen Sie statt dessen das gemountete Laufwerk, also etwa Y: – et voila, die Dateien (auch die Dateinamen) werden verschlüsselt angezeigt:

Auf einem anderen Rechner, etwa dem Notebook, das Sie in den Gerichtstermin oder zum Mandanten oder einfach nur nach Hause mitnehmen, installieren Sie nun auch BoxCryptor (zB auch unter Zuweisung eines gemounteten Laufwerks Y:) und rufen dieses Laufwerks über das BoxCryptor-Symbol in der Symbolleiste auf – es zeigen sich die unverschlüsselten Lawfirm-Dateien. Machen Sie den Test und rufen Sie den Ordner unmittelbar über die Dropbox auf und Sie erhalten den buchstäblichen “Buchstabensalat”.

Verschlüsselte Lawfirm-Akten auch am iPad, iPhone und unter Android

Das Gleiche funktioniert dann auch am iPhone, iPad und unter Android, wobei ich es unter Android nicht selbst versucht habe. Laden Sie die kostenlose BoxCryptor App im jeweiligen Appstore, geben Sie Ihr Passwort ein, wählen Sie den am PC verschlüsselten Ordner und schon stehen Ihnen auch unterwegs die Dokumente zum Lesen zur Verfügung.
Zugegeben, das ist nicht wirklich komfortabel, denn der Lawfirm-Dokumentenviewer steht, da Windows-Programm, nicht zur Verfügung (auch an PCs übrigens nur dann, wenn eine Vollversion von Lawfirm dort bereits irgendwann einmal installiert wurde). Sinnvoller Anwendungszweck kann aber darin liegen, ein Vertragswerk, einen langen Schriftsatz der Gegenseite, Gutachten etc. zu exportieren und am Smartphone oder Tablet zu lesen. Und wenn Sie dann dazu noch etwas mittels “Dictamus” in’s iPhone diktieren (siehe im iPad-Artikel), waren Sie unterwegs doch wieder mal sehr kreativ

Das Apple iPad hatte vom ersten Tag an (28. Mai 2010) meine Kanzlei erreicht. Entgegen landläufiger Meinung ist das iPad keineswegs nur Spielgerät, sondern stellt für den Anwalt ein brauchbares Arbeitsgerät dar.

Als Nutzer eines iPhones hatte ich mir das iPad vor dem Hintergrund bestellt, um damit Arbeiten zu können. Was das iPad für “Couchpotatoes” und im Home-Bereich leistet, wird an anderer Stelle hinlänglich beschrieben. Klar war von vornherein, dass das iPad einen herausragend guten Bildschirm haben würde, mobil ist – und sei es nur als Ersatz für einen Kalender à la Time/System oder Tempus – und eine ähnlich leichte Bedienbarkeit zeigen würde, wie das iPhone. Klar war aber auch im Vorhinein, dass Daten (um es einmal ganz grob zu umreißen) nicht “einfach so” auf das Gerät exportiert oder synchronisiert werden können, da Apple dies nicht ohne Weiteres zulässt. Dies ist aber für eine sinnvolle Nutzung im Office-Bereich auch gar nicht notwendig, stellen doch diverse Anbieter Remote-Desktop- oder VNC-/VPN-Anwendungen für iPhone und iPad zur Verfügung, mit deren Hilfe auf vorhandene PC-, Mac- und Linux-Infrastruktur zugegriffen werden kann.
Im vergangenen Jahr 2011 erschien – wie häufig bei Apple im Jahresrhythmus – das iPad 2, das iPad 3, über das gegenwärtig noch viel spekuliert wird und das im März 2012 erscheinen wird, steht vor der Tür. Die Notwendigkeit dafür, ein iPad 2 oder in Kürze ein iPad 3 zu kaufen, habe ich – trotz aller Technikverliebtheit – bislang für mich noch nicht erkannt. Und so werkelt das iPad (1) mit seinen 64 GB und WiFi/3G-Konnektivität noch immer munter vor sich hin. Die höhere Geschwindigkeit des iPad 2 erschien mir entbehrlich, da ich mit dem Gerät nicht Spielen, sondern Arbeiten will

Ausgangssituation in meiner Kanzlei

Wir nutzen als Anwaltssoftware nach wie vor die Testsieger-Software Lawfirm von kanzleirechner.de als Mehrfach-Arbeitsplatz-Version. Als Diktiergerät kommt ein Olympus DS-4000 mit entsprechendem Anwaltsarbeitsplatz und Transkriptionsplätzen im Sekretariat zum Einsatz. Darüber hinaus nutzen wirdiverse juristische Datenbanken, etwa Beck-online - also internetbasierend – und etwa Schmerzensgeldtabellen – also als auf PC installierte Versionen.
Als ein mögliches Anwendungsszenario hatte ich in Teil 1 des Artikels den

Zugriff auf den Kanzleiserver

beschrieben. Alle wesentlichen Daten, auf die man mit Hilfe des iPad zugreifen möchte, sind bei uns auf dem Kanzleiserver installiert, etwa die Anwaltssoftware Lawfirm, MS-Office inklusive Outlook, Datenbanken (stationär) etc. In kleineren Kanzleien, wie bei uns, wird dies häufig ein ganz normaler Windows-Rechner sein, der als Daten-, Drucker- und ggf. Mailserver fungiert. Ein Zugriff auf diesen Rechner ist mit Hilfe etwa von Teamviewer Pro möglich, das für rund 80 Euro im Appstore erworben werden kann; eine kostenfreie Variante ist für private, nicht-kommerzielle Nutzung ebenfalls dort downloadbar. Nach einfacher Installation auf dem Server – wird auf der Webseite von Teamviewer erklärt – und Installation der o.g. Clientsoftware auf dem iPad (beides zusammen in etwa 10 Minuten erledigt) kann der Zugriff auf den Kanzleiserver hergestellt werden. Teamviewer stellt eine 256bit-verschlüsselte Verbindung her und dürfte – nach menschlichem Ermessen – sicher sein, jedenfalls nach den Grundsätzen, die heute state-of-the-art sind. Nun kann auf dem Server so gearbeitet werden, als säße man in der Kanzlei. Jedenfalls fast. Sie merken meine Zurückhaltung, denn so wirklich Freude kommt hierbei nach einiger Zeit nicht mehr auf. Es fehlt mir schlicht die Maus, die den Cursor über den Bildschirm wandern lässt. Um einmal schnell etwas nachzusehen, vielleicht auch um einen Termin einzutragen, ist das Ganze problemlos geeignet, das Notebook ersetzt das iPad in diesem Zusammenhang leider – für mich – (noch) nicht. Wer softwaremäßig das Betriebssystem des iPad “bricht” (Technikkenner werden wissen, was ich meine, was in meinen Augen aber eine rechtlich fragwürdige Trickserei, die ich hier nicht weiter erläutern werde), kann mit Zusatzsoftware eine Bluetooth-Maus mit dem iPad koppeln. Dann wäre das Ganze nahezu perfekt. Wer weiß, vielleicht legt Apple ja irgendwann einmal im Betriebssystem nach.

Ist es einem gelungen, den (Windows-) Mauszeiger so zu bewegen, wie man es möchte, lassen sich dank des Tastatur-Docks von Apple oder auch einer anderweitigen Bluetooth-Tastatur (z.B. die der iMacs) längere Eingaben komfortabel realisieren. D.h., hat man das Fenster geöffnet, in das man möchte (z.B. ein Schriftsatz), steht einer Weiterbearbeitung nichts im Wege.

Mit Hilfe des Fingers lässt sich also der Mauszeiger über den virtuellen Windows-Bildschirm bewegen, bei Bedarf wird die Tastatur am Touchscreen ein- und ausgeblendet usw.

Unsere Anwaltssoftware Lawfirm lässt sich damit recht gut bedienen; auch Umsatzstatistiken oder Posteingänge (gescannt) lassen sich gut darstellen, zumal der Windows-Bildschirm mittels Fingergesten gezoomt werden kann. Wie gesagt, das ist gewöhnungsbedürftig, aber machbar.

Lawfirm-Startbildschirm auf dem iPad (unten im Bild: die Bedienelemente von Teamviewer)

So sieht die grafische Einnahmen-Übersicht von Lawfirm auf dem iPad aus

Rechts im Bild: der Lawfirm Dokumenten-Viewer, mit dessen Hilfe Dokumente aus der elektronischen Akte aufgerufen werden

Das alles funktioniert nicht nur, wenn ein eine WLAN-Verbindung für das iPad vorhanden ist, sondern auch – bei Vorhandensein eines iPad 3G – via UMTS/HSDPA. Im Mai 2010 nutzte ich noch die Vodafone Microsim, mittlerweile eine Karte von t-mobile bzw. der Telekom. Über die enorme  Zugriffsgeschwindigkeit kann man - damals wie heute – nur überrascht sein. Ein Ruckeln habe ich bislang nicht feststellen können. Fazit: mehr als praxistauglich.

Auch das Anschließen einer Tastatur via Bluetooth, aber auch eines Monitors oder Bildschirms mittels des verfügbaren Apple-VGA-Adapters funktioniert prima. Wer braucht da – für bestimmte Einsatzzwecke – noch ein Note- oder Netbook?

Das Gesicht unserer Sekretärin hätte ich übrigens gerne gesehen, als ich in der Mittagspause – im heimischen Garten sitzend – ein von ihr geschriebenes Schriftstück redigierte und den Druckbefehl für den Sekretariatsdrucker gab

Der Fernzugriff mit Hilfe des iPad auf den Kanzleiserver ist eine hervorragend funktionierende Möglichkeit, auch von außerhalb produktiv zu arbeiten. Und dabei denke man nicht nur an den gelegentlichen Zugriff vom Garten oder Sofa aus, nein, auch ein anderes Szenario ist vorstellbar.

Wir haben in unserer Anwaltssoftware Lawfirm sämtliche Posteingänge zu den Akten (oder Adressen) gescannt archiviert. Auch alle Postausgänge, eMails und selbst die elektronischen Diktate sind so archiviert.

Es ist nicht nur vorstellbar, sondern auch tatsächlich gelegentlich von mir so realisiert, einen Gerichtstermin wahrzunehmen, ohne die (physische) Akte mitzunehmen, sondern ausschließlich “bewaffnet” mit dem iPad: schließlich lassen sich so sämtliche Schriftstücke in Sekundenschnelle auf dem Screen des iPad darstellen. Und im Gegensatz zur Papierakte, die manches Mal vor Klebezettelchen und Markern nur so strotzt, lässt jedenfalls unsere Kanzleisoftware Lawfirm die Vergabe von Stichworten zum Schriftstück zu, so dass problemlos auch im Online-Zugriff danach gesucht werden kann. Nichts ist doch peinlicher, als im Gerichtstermin vom Vorsitzenden auf ein bestimmtes Dokument angesprochen zu werden und zu denken, ja, das kennst Du, aber wo in den 500 Seiten Papier mag es denn wohl stecken. Mit der beschriebenen Suche in Lawfirm via iPad bleibt dem Anwalt das Erröten künftig erspart – eine funktionierende Datenverbindung vorausgesetzt.

Was ich aber einschränkend einräumen muss, ist es mir angenehmer, ein kleines, leichtes Notebook in einen Termin mitzunehmen als das iPad. Und dies aus mehreren Gründen:
Notebooks sind heute so klein und portabel bei hoher Leistungsfähigkeit (etwa mit SSD-Laufwerken), das sie nur unmerklich sperriger zu transportieren sind als ein iPad. Ich nehme gerne, gerade in Arzthaftungssachen, die schon einmal aus mehreren Leitz-Ordnern bestehen können, mein 13 Zoll MacBook Pro (2011er, i7) mit in den Termin. Mac, werden Sie fragen? Seit wann läuft Lawfirm unter Apples Betriebssystem? Nein, tut es nicht, aber unter Parallels Desktop, das eine virtuelle Windows7-Umgebung emuliert, “rennt” Lawfirm geradezu. Nun hat das MacBook – wie viele andere Notebooks auch – zwar keine eingebaute 3G-Konnektivität, so dass kein Zugriff, etwa über Teamviewer, auf den Kanzleiserver erfolgen kann. Das ist aber auch nicht nötig, denn entweder man bedient sich eines über Handy zur Verfügung gestellten (passwortgeschützten!) WLAN, oder aber es wird die recht neue Funktion in Lawfirm genutzt, mit der ganze Akten (jedenfalls alles Gescannte) exportiert werden können. Mit Hilfe des Lawfirm-Dokumentenviewers lassen sich dann alle Schriftstücke so betrachten, als sitze man vor dem Kanzleirechner. Allemal angenehmer, als Koffer mit schweren Akten zu schleppen.

Als Haupteinsatzgebiet für das iPad hat sich aber das

Mandantengespräch

herauskristallisiert.
Während bislang die Gesprächsnotizen “klassisch” in Papierform erstellt wurden, um dann von der Sekretärin eingescannt zu werden (wegen der o.g. “Elektronischen Akte”), kann nun – je nach Geschmack – mit oder ohne Tastatur in den Notepad, Pages oder andere Notiz-Apps geschrieben werden oder aber Notizen und Zeichnungen mit Apps wie PenUltimate o.ä. erstellt werden; diese “Mitschriften” werden sodann via WLAN oder per Mail an das Sekretariat versandt, das diese Dateien in die elektronische Mandantenakte unter Lawfirm einbindet.

Im Mandantengespräch – natürlich auch ansonsten -  stehen weitere Anwendungen entweder über Fernzugriff (s.o.) zur Verfügung, wie Schmerzensgeldtabelle auf dem Server, Beck-online via Internet oder – ich bin auch Medizinrechtler – die Pschyrembel-App auf dem iPad (nach wie vor nur in geringerer iPhone-Auflösung auf dem iPad erhältlich.

Dem Mandanten können weiterhin mit Hilfe diverser im Appstore erhältlicher, kleinpreisiger Apps die Kosten und das Kostenrisiko berechnet werden etc.

Von den Möglichkeiten bei Gesprächen im Unternehmen des Mandanten oder bei ihm zu Hause kann sich jeder selbst eine Vorstellung machen.

Diktieren mit iPhone und iPad

Wir diktieren elektronisch. Bislang mit der oben bereits beschriebenen Olympus-Ausstattung.
Das Ganze geht auch anders, nämlich mit Hilfe des iPhone, des iPad und ein paar anderen Hilfsmitteln:

Die von mir für sehr gut befundene Diktiersoftware (im Appstore sind zig Applikationen verfügbar) ist Dictamus von Jotomi, die als Vollversion derzeit 7,99 Euro kostet. Neben den üblichen Diktierfunktionen (auch “Einfügen”), ist die Möglichkeit vorhanden, einen Namen (etwa Aktennamen) zu vergeben. Eine tolle Software mit sehr guter Aufnahmequalität.

Unschlagbar wird die Software aber durch die diversen Möglichkeiten, wie man die aufgenommenen Diktate seiner Sekretärin zuteil werden lässt. Neben der Möglichkeit, das Diktat – (un-)komprimierte wav-Datei – per Mail an die Sekretärin zu senden, die eher “klassisch” sein dürfte, hat uns die Möglichkeit überzeugt, Dropbox zu benutzen, einen virtuellen Datenspeicher im Internet (natürlich wiederum hochverschlüsselt) ⇒www.dropbox.com.

Dropbox auf dem iPhone und dem iPad

Dropbox funktioniert – in aller Kürze – wie folgt: Dateien werden “in der Wolke” gespeichert und mit einem oder mehreren Rechnern (PC/Mac) synchronisiert. Zu diesem Zweck muss Dropbox auf dem jeweiligen Rechner installiert werden, was keine 10 Minuten dauert. An frei definierbarer Stelle auf dem PC oder Mac wird ein Dropbox-Ordner angelegt, der ein exaktes Abbild der Dateien “in der Wolke” darstellt. Ändert man eine Datei z.B. auf seinem PC, dann wird diese Datei “in der Wolke” und sofort auch auf dem Mac bzw. sonstigen Rechnern geändert.
Weitere Einzelheiten zu der Software auf deren Internetseite.

Dropbox kann auch auf dem iPhone und iPad installiert werden (kostenfrei).

Zurück zu Dictamus. Ein aufgenommenes Diktat wird nun auf Knopfdruck an einen vordefinierten Ordner (bei uns “Diktate für Kanzlei”) in die Dropbox versandt. Es steht binnen weniger Augenblicke an allen Dropbox-Rechnern des jeweiligen Users zur Verfügung.

Der Ordner "Diktate für Kanzlei" in unserer Dropbox

Nun könnte man seinem Sekretariat Zugriff auf den eigenen Dropbox-Account geben, damit auch am Sekretariatsrechner Zugriff auf den Diktate-Ordner der Dropbox bestünde. Da die Sekretärin möglicherweise aber nicht auf alle Dropbox-Inhalte des Anwalts zugreifen können soll, wird kurzerhand für das Sekretariat ein weiterer, neuer Dropbox-Account angelegt (derzeit 2 GB kostenlos).
Nun können sich Anwalt und Sekretariat einen Ordner (hier “Diktate für Kanzlei”) teilen (“Shared Folder”), was auf der Weboberfläche von Dropbox eingestellt werden kann.

Damit steht das Diktat unmittelbar nach Versand im Sekretariat zur Verfügung. Nun nutzt dies in aller Regel recht wenig, jedenfalls dann nicht, wenn man – wie wir – eine Anwaltssoftware wie Lawfirm benutzt, in der Diktatdateien archiviert werden. Hier macht man sich die Funktion von Lawfirm zueigen, mit deren Hilfe ganze Ordner in Lawfirm importiert werden. Was man nicht tun sollte: Importieren des shared Folders “Diktate für Kanzlei”, denn dort finden sich gelegentlich Dateien, die nicht im wav-Format sind. Diese aber gehören nicht in Lawfirm. Also greift man zu dem kleinen Trick, mithilfe eines Programms wie Goodsync oder Secondcopy aus dem Dropbox-Diktatordner automatisiert (bei uns alle 5 Minuten) die WAV-Dateien in den Ordner zu verschieben, aus dem auch standardmäßig die Diktatdateien importiert werden. Et voilà: vollautomatisch steht das am iPhone (iPad funktioniert auch!) verfasste Diktat der Sekretärin in Lawfirm zum Bearbeiten und Schreiben zur Verfügung.

Jürgen Sauerborn
Rechtsanwalt